Embaucher mon premier salarié à Bordeaux : quelles démarches obligatoires, dans quel ordre et avec quels délais ?

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être adressée à l'Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant. Viennent ensuite le contrat, la mutuelle d'entreprise, la visite de prévention et la déclaration mensuelle des salaires. L'Urssaf propose un accompagnement gratuit pendant la première année d'employeur.

Avant l'arrivée du salarié

• La DPAE. Elle concerne les CDI, les CDD et les contrats d'apprentissage. La première DPAE ouvre votre compte employeur auprès de l'Urssaf et déclenche l'immatriculation du salarié. Elle vaut aussi affiliation à l'assurance chômage et demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail. L'absence de DPAE constitue du travail dissimulé, puni de 45 000 € d'amende et de 3 ans d'emprisonnement.
• Le Tese, en option. C'est un service gratuit de l'Urssaf pour gérer en ligne l'embauche et la gestion des salariés. Un seul document sert de DPAE et de contrat de travail. Il concerne les entreprises du régime général, hors associations. Depuis le 1er janvier 2026, vous pouvez l'utiliser pour une partie seulement de vos salariés. Le dispositif est géré par deux centres Urssaf spécialisés, dont un à Bordeaux.
• Le contrat. Seul le CDI à temps plein peut être conclu verbalement, sauf si la convention collective impose un écrit. Dans ce cas, vous devez remettre au salarié un document écrit reprenant au minimum les informations de la DPAE.
• La période d'essai. Elle n'est pas obligatoire. Pour exister, elle et son renouvellement doivent être prévus par écrit dans le contrat ou la lettre d'engagement. Pour un CDI, la durée maximale est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres. Un seul renouvellement est possible, et la convention collective doit l'autoriser.
• Les informations écrites au salarié. Certaines sont à communiquer dans les 7 jours (rémunération, durée du travail, période d'essai), d'autres dans le mois suivant l'embauche (droit à la formation, congés payés, conventions collectives).

Dans les premières semaines

• La mutuelle. Vous devez proposer à vos salariés une complémentaire santé avec un panier de soins minimum, et participer à son financement. Pour être conforme, vous devez financer au moins 50 % de son prix total. Chaque nouveau salarié doit recevoir un bulletin d'adhésion. Des dispenses existent selon la situation du salarié.
• La visite d'information et de prévention. Elle doit avoir lieu dans les 3 mois suivant la prise de fonction effective. Pour certains salariés, comme les moins de 18 ans et les travailleurs de nuit, elle précède l'affectation au poste. Pour les apprentis, elle doit avoir lieu dans les 2 mois suivant l'embauche.
• Le registre unique du personnel. Vous devez y inscrire les informations concernant le salarié embauché.
• La retraite complémentaire. L'adhésion à l'Agirc-Arrco est obligatoire dès le premier salarié, et elle est automatique avec la première DSN.
• La déclaration mensuelle. Dès la première période d'emploi, puis chaque mois, vous déclarez en ligne la DSN et payez les cotisations sociales.

L'accompagnement gratuit de l'Urssaf

Le service Première embauche comprend une assistance pour les démarches en ligne, un suivi préventif de votre compte et un appui sur vos nouvelles responsabilités d'employeur. Vous recevez un courrier ou un courriel dans les 30 jours suivant votre enregistrement comme employeur. Vous pouvez aussi le solliciter au 0 806 803 895.

Par où commencer

1. Identifiez votre convention collective, par exemple sur le Code du travail numérique. L'Urssaf demande de la connaître pour adhérer au Tese. Elle conditionne la période d'essai et d'autres clauses de votre contrat.
2. Choisissez entre le Tese et la DPAE classique avec un contrat rédigé par vos soins. Créez votre espace en ligne sur urssaf.fr avec votre Siret.
3. Demandez des devis de mutuelle avant l'arrivée du salarié, en tenant compte de la prise en charge d'au moins 50 %.
4. Contactez le service Première embauche de l'Urssaf. Pour un contrat sur mesure, comme une clause de non-concurrence ou un temps partiel, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou d'un avocat. Les règles varient selon les situations, et cette réponse ne remplace pas un conseil personnalisé.

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